Perguntas frequentes

Com a documentação em mãos, a abertura costuma levar de uma a três semanas, somando o registro na Junta Comercial do Tocantins, a emissão do CNPJ na Receita Federal e as inscrições estadual e municipal. O prazo varia conforme a atividade: algumas exigem alvará sanitário, licença ambiental ou registro em conselho de classe, e essas etapas dependem de órgãos externos. Empresas de serviço sem licenças especiais tendem a ficar prontas mais rápido. Na primeira conversa mapeamos cada etapa e informamos uma estimativa realista para o seu caso.

Dos sócios, precisamos de RG, CPF, comprovante de endereço e, quando houver, certidão de casamento. Da empresa, o endereço onde ela vai funcionar, com IPTU ou contrato de locação, a definição do capital social, a participação de cada sócio e a descrição das atividades que serão exercidas. Se algum sócio já tiver certificado digital, o processo anda mais rápido, porque boa parte dos registros é assinada eletronicamente. Enviamos uma lista de verificação no início do trabalho para que nada fique faltando.

O custo se divide em taxas dos órgãos públicos, como Junta Comercial e prefeitura, e nos honorários do escritório pelo serviço de constituição. As taxas são tabeladas e mudam conforme a natureza jurídica e o município; os honorários dependem da complexidade do contrato social e das licenças envolvidas. Também vale prever o certificado digital, obrigatório para a maioria das empresas, e eventuais taxas de conselhos profissionais. Preferimos apresentar um orçamento fechado depois de entender a atividade, em vez de informar um valor genérico que não se confirma.

O MEI é indicado para quem trabalha sozinho ou com no máximo um empregado, fatura dentro do limite anual vigente e exerce uma atividade permitida na lista oficial. Fora dessas condições, a saída costuma ser a microempresa ou a empresa de pequeno porte, que abrem a escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. A decisão depende de faturamento, margem de lucro, folha de pagamento e da atividade, e a opção mais barata para um negócio pode ser a mais cara para outro. Fazemos uma simulação comparando os regimes antes da abertura, e revisamos a escolha todo início de ano, quando a legislação permite a troca.

A troca começa com um diagnóstico da situação atual da empresa: certidões, parcelamentos em aberto, obrigações acessórias entregues e regime tributário vigente. Em seguida, solicitamos ao escritório anterior os arquivos e os livros contábeis e fiscais, como balancetes, SPED, folhas de pagamento e o histórico dos últimos exercícios. Enquanto isso, cuidamos da procuração eletrônica na Receita Federal e dos acessos aos portais estaduais e municipais. Você acompanha o processo por um único canal e não precisa intermediar a conversa técnica entre os escritórios.

Não há impedimento legal para trocar de contabilidade em qualquer momento do ano, e o cliente tem direito de acesso aos seus próprios documentos e livros. O que pode existir é uma cláusula de aviso prévio ou de fidelidade no contrato firmado com o escritório atual, por isso vale ler o contrato antes de comunicar a saída. Pendências de honorários também costumam atrasar a liberação de documentos, então recomendamos encerrar a relação anterior de forma limpa. Se preferir, analisamos o contrato com você e orientamos a melhor forma de conduzir a transição.

Na maioria dos casos, a migração fica concluída em duas a quatro semanas, sem interrupção das obrigações mensais. O fator que mais influencia é a agilidade do escritório anterior em disponibilizar os arquivos, o que costuma acontecer em poucos dias quando a relação está regularizada. Assumimos a apuração dos impostos e a folha a partir do mês combinado, e revisamos o período anterior para identificar inconsistências que precisem de retificação. Assim, você não fica sem contador em nenhum momento.

A rotina mensal inclui extratos bancários, notas fiscais de entrada e saída, comprovantes de despesas, informações de admissão e desligamento e qualquer variação na folha, como horas extras e faltas. Quanto antes recebemos esses documentos, mais cedo apuramos os impostos e emitimos as guias, que têm vencimentos fixos: o Simples Nacional e o FGTS vencem no dia 20, e o INSS e o IRRF costumam vencer até o dia 20 do mês seguinte, com calendários próprios para ISS e ICMS. Definimos com cada cliente um cronograma de envio e avisamos com antecedência sobre as guias a pagar. Documentos que chegam atrasados aumentam o risco de multa e juros, por isso insistimos tanto na regularidade.

O pró-labore é a remuneração do sócio pelo trabalho na empresa: funciona como um salário, tem incidência de INSS e, dependendo do valor, de imposto de renda na fonte. A distribuição de lucros é a parcela do resultado que a empresa apura e reparte entre os sócios, e não sofre tributação na pessoa física desde que exista lucro comprovado pela contabilidade. Os dois convivem: a legislação exige que o sócio que trabalha tenha pró-labore, e o lucro só pode ser distribuído com a escrituração em dia. Definir o valor do pró-labore com critério faz diferença no imposto total e na aposentadoria futura do sócio.

Você informa admissões, desligamentos, férias e as variáveis do mês, como horas extras, faltas e comissões, e nós calculamos a folha, geramos os holerites, os encargos e as guias de FGTS e INSS. Também cuidamos dos eventos do eSocial nos prazos exigidos, do décimo terceiro e das rescisões, sempre com base na convenção coletiva da categoria. Admissões precisam ser informadas antes do primeiro dia de trabalho, porque o registro no eSocial é prévio. Um fluxo organizado nessa área evita a maior parte dos passivos trabalhistas.

Os honorários são mensais e definidos em contrato, com base no regime tributário, no volume de documentos e notas, na quantidade de empregados e nos serviços contratados. Serviços pontuais, como abertura, alterações contratuais, planejamento tributário ou constituição de holding, são orçados à parte. Não trabalhamos com valor único para todo tipo de empresa, porque uma padaria com dez funcionários e uma clínica com dois sócios exigem rotinas muito diferentes. Após o formulário de orçamento ou uma conversa inicial, enviamos uma proposta detalhada, sem surpresas ao longo do contrato.

Nosso escritório fica em Palmas, mas atendemos clientes em todo o Tocantins e em outros estados de forma remota. A troca de documentos é feita por canais digitais, as reuniões acontecem por videochamada quando necessário, e o certificado digital permite assinar e transmitir tudo à distância. Para quem prefere o contato presencial, recebemos na Quadra 103 Sul, na Avenida Juscelino Kubitschek, de segunda a sexta, das 8h às 18h. O nível de atendimento é o mesmo nos dois formatos.

Sim. O certificado digital é obrigatório para a maioria das empresas, pois é ele que assina a emissão de notas fiscais, o acesso ao e-CAC, o eSocial e os registros na Junta Comercial. Trabalhamos com a emissão e a renovação de e-CNPJ e e-CPF, nos modelos A1 e A3, em parceria com o Grupo In9ve, do qual a Diniz faz parte. Acompanhamos a validação e avisamos antes do vencimento, para que a empresa nunca fique sem certificado válido. O MEI é uma das poucas exceções, mas mesmo ele precisa do certificado em algumas situações.

Planejamento tributário é a revisão da forma como a empresa é tributada, comparando regimes e estruturas dentro do que a lei permite, e faz sentido para qualquer empresa que nunca reviu a escolha feita na abertura ou que mudou de porte. BPO financeiro é a terceirização da rotina de contas a pagar e a receber, conciliação bancária e cobrança, indicado para quem quer tirar essa operação do dia a dia do sócio sem contratar uma equipe própria. A holding é uma estrutura societária para organizar patrimônio e participações, útil quando há mais de uma empresa, imóveis relevantes ou a intenção de planejar a sucessão. Em todos os casos, começamos com um diagnóstico e só recomendamos a estrutura se ela trouxer ganho real e seguro para o seu caso.